## Sesión 4 # SharePoint: documentación de equipo <span class="subtitulo">Formación Microsoft 365 · sesión 4 de 9</span> --- ## Objetivo - Entender que SharePoint es el **almacén detrás de cada equipo de Teams**, no una herramienta aparte. - Organizar documentación de departamento con **permisos por grupo**, no por persona suelta. --- ## Para empezar <span class="etiqueta">Pregunta</span> **¿Dónde está guardada ahora mismo la programación del departamento — en el OneDrive de una sola persona?** Ese es exactamente el problema que resolvemos hoy. --- ## SharePoint no es una app aparte Cada equipo de Teams **tiene detrás** un sitio de SharePoint automáticamente. La pestaña **Archivos** de un canal de Teams **es** ese sitio de SharePoint, mostrado de otra forma. --- ## Cómo se accede - Directamente: icono de cuadrícula → **SharePoint**. - Indirectamente (más habitual): dentro de un equipo de Teams → canal → pestaña **Archivos** → **Abrir en SharePoint**. --- ## Actividad <span class="etiqueta">Actividad · 15 min</span> **Localizar la biblioteca detrás de un equipo** Entrando desde un canal de Teams ya existente, seguir la ruta "Archivos" → "Abrir en SharePoint" y comprobar que es literalmente el mismo contenido visto de dos formas distintas. --- ## Bibliotecas de documentos - Cada canal de Teams tiene su propia carpeta dentro del sitio. - Se pueden crear **subcarpetas** con la misma lógica de estructura vista en la sesión de OneDrive. --- ## Actividad <span class="etiqueta">Actividad · 15 min</span> **Identificar documentos de centro** En gran grupo, listar 3-4 documentos reales del centro sin sitio claro (actas, protocolos) y decidir a qué sitio de SharePoint deberían ir y qué grupo necesita verlos. --- ## Permisos por grupo, no por persona - Canal público: los permisos se heredan del **equipo de Teams** entero. - Canal **privado** (el caso de un departamento): tiene su propio sitio y solo lo ven sus miembros, aunque estén en el mismo equipo. - Evitar compartir carpetas sueltas con personas concretas cuando ya existe el grupo entero. --- ## Documentación especialmente sensible <span class="etiqueta">Informes de alumnado, expedientes disciplinarios</span> Ni el canal privado del departamento ni el OneDrive personal de quien la gestiona. Recomendado: OneDrive de la **Identidad Digital de centro**, o espacios privados del equipo Directivo, compartido persona a persona. --- ## Actividad <span class="etiqueta">Actividad · 15 min</span> **Configurar permisos por grupo** Sobre una carpeta de prueba, dar acceso a un grupo (por ejemplo, un equipo de Teams) en vez de a personas sueltas, y comparar con compartir por nombres concretos. --- ## Actividad <span class="etiqueta">Actividad · 10 min</span> **Migrar un documento real** Cada participante identifica un documento de centro mal colocado en un OneDrive personal y lo mueve al sitio de SharePoint correspondiente. --- ## Coautoría y control de versiones - Igual que en OneDrive: **historial de versiones** disponible. - Coautoría en tiempo real sobre el mismo documento del sitio. --- ## Actividad <span class="etiqueta">Actividad · 5 min</span> **Puesta en común** Cada participante comparte qué documento de centro ha reubicado y a qué grupo le ha dado acceso. --- ## Producto de la sesión Sitio de SharePoint del departamento revisado, con estructura de carpetas acordada y permisos verificados por grupo. --- ## Siguiente sesión **Teams: canales y equipos** — cómo se organiza la comunicación alrededor de esta misma documentación.
Formación Microsoft 365 · Sesión 4/9